加强机关文书档案管理水平之我见口☆口口☆口

  加强机关文书档案管理水平之我见

   文/ 浙江省淳安县规划局余月英

   【摘要】本文认真分析了机关文书档案管理存在的问题☆☆□□☆,以此找准突破口☆□☆,分析了提升机关文书档案管理水平的有效途径□□□☆。

   教育期刊网 http://ww口口口w.jyq口kw.com关键词口机关;文书档案;管理

  口 一口直以来☆□□☆☆,文书档案都口是国家档案的核口心组成□☆☆☆☆,它记载了各个单位的发展口历程☆□☆□,是对基本建口设□☆☆☆、问题处理以及领导口决策等方面的客观反映☆☆□□。作为机关的基础性工作☆□□☆□,文书档案管理是一切管理工作开展的基础□☆☆。

   一☆☆□、机关文书档案管理存在的口问题

   (一)难以判断电子档案的原始性□□□□。传统的纸质档案可以通过载体☆□☆□、形式以及口内容来表现□□☆,也可以通口过纸张☆☆□□、字迹□☆□、印迹□☆☆、字体等方面对其原始性加以口判断☆☆□☆□。但是电子形式的出现将原本的实态转变为虚态□☆☆☆□,已经口缺少口了“纸质原口始口状态”☆☆□☆,由于口其生口成□☆□☆☆、传输☆□☆、接受的口状口态口完全一致□□□☆,因此也很难对其原始性加以辨别☆□□☆☆。

   (二)文书档案资料收集不及口时□☆☆□□、不健全□☆□□□。随着社口会口的发展□☆□,业务性较强的机关部门☆□☆□□,由于形成的业务档案量大□☆□☆□,且日常收集☆□☆、整理□☆☆、数字口化处理□□☆、查借阅口工作量口大□☆☆,业务档口案在机关行政管口理过程中口的现实性作用突出□☆☆☆□,都实行办文与办档相分离的档案管理模式☆□□☆,即机关综合办公室负责公文收发流转的工作人员与机关专职档案管理人员相分离□□☆□□,档案人员安排在机关信息中心专门负责机关的档案管理☆□☆。专职档案人口员不参与机关文书的日常流转□☆☆☆,各个业务科室又各自为阵☆□☆☆□,使得在收集与整理档案材口料时难以做到真正地周全考虑□□☆□□。出现档案管理“轻文书☆□□□☆、重业务”的情况□□☆□,每年一次向档案部门移送文书时才发现个别口公文不知去向☆□□☆,造成“缺米下锅”☆☆☆,管理被动☆□□☆☆。

   (三)办文人员档案管理口意识不强□☆□□☆。虽然机关部门针对档案管理工口作也出台了多项制度☆□□□,但是在实际的操作中☆□□☆,却无法将制度作用完美地发挥出来☆□□。究其原因:第一☆□☆□□,文书部门办文人员未经过专业的档口案业务培训☆□☆□□,由于综合办公室负责公文收发流转的工作人员本身对档案法律法规以及档案知识的缺乏□□☆□,在公文流转过程中不能及时收回需要存档案的文件材料☆☆□□□。第二☆☆☆,机关各科室的口档案联络员发挥作用不明显☆□□,一般工口作人员更是缺乏档案意识□☆☆☆,个别员工为了方便☆□□□□,长期借用具有参考价值的部分文件☆□□,这样很容易造成部分档案的缺失□☆□☆。这不仅对档案的完整性产生影响□□☆☆□,同时也会影响档案的挖掘与利用□☆☆,影响到日常服务工作的口顺利开展□☆☆□□。第三□☆☆□☆,口☆口口☆口口一些领导干部对于公文存档要求的重要性认口识不够☆☆☆,在文件行文签发□□☆、修改口口时随意用铅笔□□□☆☆、圆珠笔等现象口还是存在☆□□,造成一些重要内容出现行文不规范□□☆☆☆、口☆口口☆口口资料口残缺的现象□☆□□☆,最终影响档案的保存寿命□□☆☆。

   二□☆☆、机关文书档案管理的有效途径

   (一)机关应定口时开展档案口口教育培训☆□□☆,提高文书处理人员的档案管理素质☆□☆□☆。想要实现口机关文书档案科学化口管理□□□,负责公文流转的文书处理人员的素口质能力口必须做到与时俱进☆□☆□。第一☆□☆,拥有现代化的专业管理技能□□□□。注重业务素口质的同时☆☆□□☆,也要懂得计算机知识的合理运用☆☆□。第二☆□☆□□,保持良好的口政治素质☆☆☆□。机关文书档案工作拥有极强的政治性□☆☆☆,所以档案管理人口员应该拥有明确的政治方向☆□□□□、高度的责任感以及鲜明的政治立场☆☆☆□,能够懂得乐于奉口献☆□□□、勤奋敬业口的口精神□☆☆。第三□□☆□☆,保持良好的职业道德与责任意口识□☆□☆。作为档案管理人员□□☆☆□,需要认识到机关文书档案是一项严肃而又光荣的任务□□☆,需要严谨的作口口用☆☆☆、一丝不苟口的态度才能将其完善☆□☆□,文件进柜不是口目的□☆□,要懂得端正服务态度□☆□☆、增强服口务意识☆☆□,最终达到提升服务质量□☆□☆,利用服务作出贡献口的目的☆□□。

   (二)加强档案法律法规的宣传贯彻☆☆□☆,健全机关档案管理制度□☆□。加强对《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》《电子公文归档管理暂行办法》等档案法律法规和机关文书档案工作现实意义的宣传□☆□,让机关单位领导干部和工作人员认口识到档案管理的重要性☆□□□,提升广大职工对档案管理工口作参与的自觉性☆☆☆☆、积极性□☆☆□,做到按时上交文档资料☆☆□☆。专职档案人员加强与机关综合办文部门的联络□□☆□□,在业口务档案口一月一次移交口的同时□□☆□□,加强文书资口料的日常监管□☆☆□□。改一年一度被动接收文书资料为一月或一季定期核实办文与收存情口况□□☆□,对于无法立即收集的资料□☆□☆☆,监督办文人员做好交接与登记处理□☆□☆☆,这样才能落实所掌握的资料□□☆□□,以便后期将其归档□□☆□。

   口(三)健全机关档案工作组织网络☆☆☆。健全机关文书档案工作组织网络☆☆□,就应该不断地创新档案管理体制☆□□□□,闯出口新思口路□□☆,以便更好地服务机关内部工作□☆□。在文口书口档案之中□☆□□,工作口组织网络健全口是首要条件☆□☆□☆,以往的文口书档案管理工口作过于简单□☆□、刻板□□☆☆,也没有口口相应的“网络”来加口以支撑☆☆☆□,使得其管理的潜能无法得到发挥□☆☆□□。面对这样的情况☆□☆,就需要健全机关口档案工作口的组织网络☆☆☆□,并在“网络”内部做口到层层口落口实☆☆□□☆,切实执行☆☆□,就能够提升管理口质量□□☆。健全“网络”☆□□☆,需要将重点放置口于“活”字上□☆☆,能够懂得口口通过网络来挖掘其内在价值□□☆☆□,真正地口将材料细化☆□□☆、活化☆□☆□☆,找准档案与机关各项工作的切入点与结口合点☆☆□☆☆,最终实现信息化文书档案管理☆□☆。

   教育期刊网 http://口www.jyqkw.com参口口口口考文献:

   [1] 赵恩芳. 谈机关文口书档案员如何管理档案[J口]. 办口口公室业务□□☆,2014(11):174.

   [2] 王萌萌. 机关文书档案管口理分析[J]. 东方口企口业文化☆□□☆☆,2014(12):272.

   口口[3] 口李口娜口利. 机关文书档案管口理中存在的问题及对策[J]. 河口北联合大学学报( 医学版)□☆□□□,2012(01):117~口118.

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